보고서의 달인이 되고 싶은 당신, 당신도 달인이 될 수 있다!

읍면동에서  9급, 8급으로 일 할 때와 달리
7급 승진을 하고 나면
누가 뭐라지 않아도 그 무게감이 엄청나다.
 
본인 스스로는 물론
주변 시선도 마냥 초보로만 봐주지 않으니
내외적으로 힘든 직급일 수밖에 없다.
 
특히, 한 번도 기획을 해보지 않았고,
업무보고를 해 보지 않은 입장에서
수시로 보고서를 작성해야 하는 자리로
발령을 받게 되었을 때의 아찔함이란....

 
약 10여 년 전
나도 7급 승진을 한 지
몇 년 되지 않았을 무렵
똑같은 걱정을 했었다.
 
지시하는 사람은 많은데 
딱히 가르쳐 주는 사람도 없고...
환장할 노릇이었다.
 
당시 전임자의 보고서를
복사하듯 가져와 사용하기 일쑤였고,
독창적인 보고서는 꿈도 꾸지 못하던 시절.
 
답답한 마음에
기획을 잘한다는 기획실 직원이 작성한 공문이나
보고서를 보고 따라 해 보던 것이 다였던 것 같다.
 
그러던 중
어디서 얻었는지,
어느 출판사의 책인지
정확히 기억은 나지 않지만
"보고서의 달인 되기"라는 내용의 글을 읽고,
나름 정리해 두었던 것이 있었는데...
 
오랫동안 잊고 지내다
당시의 나와 똑같은 처지에 있는 사람들에게
도움이 되고자 다시 정리해 올려본다.
 
그 글의 서두 부분의 통계를 살펴보자.
 

 

하루에 보고서를 몇 편이나 쓸까?

 
2건 정도....
1건당 2시간 36분
하루 총 5시간 12분
 
 

보고서로 인한 스트레스는 어느 정도?

 
많이 받음 66.7%(매우 11.7%, 다소 55%)
 

 

보고서 작성에서 가장 어려운 것은? 

 
1위: 내용구성과 서식 꾸미기(34.3%)
2위: 글 솜씨와 문장력            (25.4%)
3위: 압축력                               (22.4%)
4위: 보고서의 타이밍 잡기    (  9.3%)
5위: 오탈자                               (  6.1%)
 
 
그렇다면, 보고서의 달인이 되기 위해선
어떠한 마음가짐으로 작성해야 할까?
 
 

 
세상에는 분야별로 달인(達人)이 많다.
 
공공기관에도 많이 있다.
 
공무원의 행정업무는
‘보고서에서 시작하여 보고서로 끝난다.’
해도 과언이 아니다.
 
공직생활에서 ‘일 잘한다’,
‘능력 있다’는 말은 결국
‘보고서를 잘 쓴다’는 말이다.
 
그러나, 결코 쉬운 일은 아니다.
 
부단한 노력이 필요하다.
 
하나의 보고서를 완성하기까지
수없이 많은 고민과 수정작업을 거쳐야만
명품보고서가 탄생할 수 있는 것이
마치 장인이 뼈를 깎는 고통을 견뎌내고
명작을 만들어내는 것과 같다. 
 
이러한 노력의 기본은 독서와 글쓰기다.
 
장인 정신으로 보고서를 작성한다면
명품보고서는 자연스럽게 탄생할 것이다.

반응형

 

 
‘보기에도 좋은 떡이 먹기에도 좋다.’는 속담처럼
보고서는 내용도 중요하지만,
형식도 중요하다.
 
본인이 작성한 보고서가
'예술작품이다'라고 생각하며
작성을 해 나가다 보면
계속 보고서를 다듬어 가게 된다.
 
그 결과, 보고서는
더욱 풍성해지고 아름다워진다.
 
어느 공직자의 이야기...

거의 10여 년 모시던 과장님이 생각난다. 지시를 받아 급히 4~5쪽 보고서를 만들어 한 번 읽어 보았더니 영 맘에 들지 않았다. 내용이나 품질보다는 스피드와 타이밍이 중요하다고 판단해 과장님께 그냥 올렸는데, 1분도 채 안 되어 5~6개 글자를 고쳐 주셨다. 돌아와 수정해 놓고 보니 70점 보고서가 95점 이상으로 향상되었다. 순간 과장님께서 마술을 부린 것도 같고 “보고서를 만들고 다듬는 과정이 예술 활동과 다를 바 없다”는 느낌을 받았다.

 
그렇다면 이제....
장인정신과 예술가의 혼으로 무장했다면,
보고서를 작성하면서 대부분 공통적으로
틀리기 쉬운 것이 무엇인지 알아보자.

(저자가 공무원 교육 시 평가하며 정리한 것이라고 함)

 

번호	목    차
1	기본사항을 지키지 않는다.
2	작성범위가 너무 제한적이다.
3	중복이 너무 많다.
4	해당 항목과 다른 내용을 작성한다.
5	중요한 항목이 누락된다.
6	궁금증과 질문을 하게 만든다.
7	논문형식으로 작성한다.
8	복잡하고 산만하다.
9	균형 감각이 없다.
10	문제점 도출의 근거가 부족하다.
11	문제점과 대책(방안)의 연계가 부족하다.
12	상위 제목과 하위 제목의 설정이 없거나 부적절하다.
13	본문, 붙임, 참고자료, 별지 등 위치 선정을 잘못 한다.
14	문장부호, 문자표, 항목 나열 순서 등 사용법을 모르고 작성한다.
15	추진내용을 분류(그룹핑)하지 않고 단순 나열에 그친다.
16	내용 전개 순서가 맞지 않다.
17	제목과 내용이 불일치하거나 대표성이 결여되어 있다.
18	입체성이 부족하다.
19	보고서의 작성 원칙을 지키지 않는다.

 
세부 내용을 살펴보면...
 
 

1. 기본사항을 지키지 않는다.

잦은 누락

1. 표지와 차례 2. 표지의 작성연월 3. 본문에 제목 4. 차례의 쪽수 및 전체 쪽수

불일치

1. 표지의 제목과 차례의 제목 및 본문의 제목 2. 차례 항목과 본문내용 항목

부적절

1. 제목, 작성연월, 작성기관, 차례의 위치 선정 2. 쪽수 매기기(본문부터 매겨야함)

일관성 부족

1. 글씨 크기 2. 오탈자 3. 글자 배열 4. 항목 기호의 사용

 
 

2. 작성범위가 너무 제한적이다.

 
보고서는 기관장의 입장에서 작성해야 한다.
 
자기 부서의 입장에서만
작성하는 경우가 많다.
 
보고서는 해당기관의 입장
또는 전 행정기관의 입장에서
거시적으로 작성해야 한다.
 
 

3. 중복이 너무 많다.

 
보고의 목적, 추진배경, 추진근거,
추진전략, 추진방침, 추진방향,
추진의 필요성, 추진내용, 추진실적,
기대효과 등의 내용이
서로 중복으로 표현되어 있다.
 
별 차이가 없다.
 
거의 동일한 내용을
반복하여 표현하는 것에 불과하다.
 
각각의 항목에 대한 정확한 이해 없이
작성하기에 중복되어 있는지도 모른다.
 
스스로 작성한 보고서를 분석해 보라!
많은 도움이 될 것이다.
 
 

4. 해당 항목과 다른 내용을 작성한다.

 
추진배경에 보고의 목적이나 대책을 쓴 경우,
현황 부분에 문제점 또는 대책을 쓴 경우,
대책 부분에 원인 또는 문제점을 쓴 경우 등
너무나 다양하다.
 
제발~ 해당 항목에 맞는 내용을 기재하자!
 
 

5. 중요한 항목이 누락된다.

 
보고서의 유형에 따라 넣어야 할 추진배경,
추진근거, 추진경과, 현황과 실태, 문제점,
대책, 기존의 대책, 추진체계(절차, 방법, 조직),
국내외 유사사례, 소요예산, 향후계획(추진일정),
기대효과 등 필수적인 항목이 누락된다.
 
 

6. 궁금증이 생겨 질문하게 만든다.

 
명사, 형용사, 주어와 술어의 호응관계 등
표현이 부적절한 경우가 있다.
 
애매모호한 표현도 있다.
 
상사가 물어보면,
자신도 대답을 못하는 경우가 있다.
 
상사가 궁금해하고,, 질문이 많은 보고서는
잘못 작성한 보고서다.
 
한 번 시도해 보라.
 
자신이 만든 보고서를 상사의 입장에서
어떤 질문을 할 것인가를 생각해 보고,
이를 정리하여 점검표를 만들어
스스로에게 질문해 보라.
 
엄청난 도움이 될 것이다.
 
이런 과정을 거치면
보고서가 훨씬 충실해지고 완벽해진다.
 
반드시 시도해 볼 것을 강력히 권장한다.
 
 

7. 논문형식으로 작성한다.

 
신규공무원이 많이 범하는 경우이다.
 
행정기관은 논문을 작성하는 곳이 아니라
정책을 수립․집행 및 평가하는 곳이다.
 
따라서 빨리 논문 방식에서
보고서 작성 방식으로 전환해야 한다.
 
 

8. 복잡하고 산만하다.

 
너무 많은 내용을 담아
다 읽지 않고는 이해할 수가 없다.
 
관리자들은 너무 바쁘다.
 
따라서, 핵심사항 위주로 작성해야
빠른 판단, 올바른 판단을 할 수가 있다.
(가능하면 두괄식으로 작성)
 
너무 복잡하고 산만하면
상사를 피곤하게 만든다.
 
 

9. 균형 감각이 없다.

 
어떤 보고서를 보면 뭔가 허전하고,
꽉 막히고, 불안한 보고서가 있다.
 
항목별로 적절하게 배치하여
균형을 유지해야 한다.
 
어떤 보고서는 제목만 있고,
내용이 없는 경우도 있다.
(글은 많으나 볼 내용이 없다는 뜻)
 
한 부분은 분량이 많고,
다른 부분은 거의 없는 경우도 있다.
 
 

10. 문제점 도출의 근거가 부족하다.

 
문제점 도출을 위해선
원인분석이 먼저 이루어져야 한다.
 
원인분석은 실태분석을 통해 가능하다.
 
실태분석은 현황파악을 통해 이루어진다.
 
논리의 전개 상 순서대로 설명하면,

구 분	내    용
현황 파악	객관적인 사실(자료와 통계)을 기재 개인적인 의견과 판단을 기재해서는 안됨
실태 분석	현황 부분의 객관적인 사실을 가지고 분석
원인 분석	실태분석을 통해 원인분석을 함
문제점 도    출	원인분석이 잘되면, 문제점이 도출됨 도출 근거는 역방향으로 올라가게 됨 ★상위 절차 없이 문제점을 나열하는 것은     문제가 있다.
대책 마련	도출된 문제점에 따른 대책이 마련됨
시행	마련된 대책을 시행
결과	시행 결과 확인(피드백 포함)

※ 현황과 실태 부분에서는 객관적인 사실과
이를 통한 분석이 필요

 

11. 문제점과 대책(방안)의 연계가 부족하다.

 
문제점이 도출되면,
이에 맞는 대책과 연계하여 작성하여야 한다.
 
신규 공무원의 많은 보고서를 보면,
이 부분이 가장 약하다.
 
문제점과 대책이 따로 있다.
 
심한 경우는 전혀 별개의 사항을
기재한 경우가 있다.
 
가급적 1대 1의 대응관계가 이루어져야 한다.
 
물론, 문제점 1개에 2 이상의 대책이
나올 수도 있고, 2개 이상의 문제점이
1개의 대책으로 가능한 경우도 있다.
 
이는 사안에 따라 다르므로, 문제점을 분석하고
이에 맞는 대책을 강구할 때,
심사숙고하여 작성하여야 한다.
 
 

12. 상위 제목과 하위 제목의 설정이 없거나 부적절하다.

 
전체 내용을 빨리 파악할 수 있도록
먼저 상위 제목을 설정하고,
그 아래에 하위 제목과
상세내용을 기재해야 한다.
 
제목 없이 내용만 나열한 경우가 많다.
 
가끔 배보다 배꼽이 더 큰 경우가 있다.
즉 하위 제목이 더 범위가 넓게 잡혀 있고,
상위 제목이 좁게 잡혀 있는 경우이다. 
 
 

13. 본문, 붙임, 참고자료, 별지 등 위치 선정을 잘못한다.

 
본문에 넣을 사항인지,
붙임으로 처리할 사항인지,
참고자료로 넣을 사항인지,
별지로 처리해야 할 사항인지를
심사숙고해야 한다.
 
붙임, 별지로 처리해야 할 사항을
본문에 넣게 되면,
보고서가 답답해 보이고, 숨 막히게 된다.
 
반대로 본문에 넣을 사항을
붙임으로 처리하는 것도 큰 문제이다.
 
추진배경 또는 추진목적 부분에
정의개념을 넣는 경우,
설문조사 내역을 경우도 있다.
 
자세한 통계내역 등은
붙임으로 처리하는 것이 바람직하다.
 
 

14. 문장부호, 문자표, 항목 나열순서 등 사용법을 모르고 작성한다.

 
문장부호의 이름과 사용법을 숙지하고,
문자표도 보고서에 자주 사용하는 것을
적용하는 것이 좋다.
 
항목 나열 순서도
어떻게 하는 것이 좋은지를
많은 보고서를 통해 자주 사용하는 것을
적용하는 것이 좋다.

 

15. 추진내용을 분류(그룹핑) 하지 않고 단순 나열에 그친다.

 
사업이 많은 경우
추진내용에 모든 사업을
쭉 나열하는 경우가 많다.
그러면, 상사는 답답하게 느낀다.
 
전체 사업을 크게 분류(그룹핑)한 다음에
그 아래에 세부내용으로 작성해야 한다고
지적할 것이다.
 
 

16. 내용 전개 순서가 맞지 않다.

 
보고서는 물이 흘러가듯이
논리적이고 체계적이어야 한다.
 
내용 전개 순서가 맞지 않으면,
숨 막힌 보고서가 되어 답답한 보고서가 된다.
 
보고서의 유형별로 내용 전개 순서를 숙지하여
여기에 맞게 작성해야 한다.
 
기대효과가 앞부분에,
추진상황이 중간 부분에,
추진목적이 중간 이후에 있는 경우는
내용 전개 순서를 모르고
작성한 것으로 볼 수 있다.
 
 

17. 제목과 내용이 불일치하거나 대표성이 결여되어 있다.

 
보고서 중 제목과 내용이
일치하지 않는 경우도 있다.
 
용어사용도 일치하는 경우도 있다.
 
제목과 내용이 대표성이 결여된 경우도 많다.
 
특히 지엽적인 것을
큰 제목과 내용으로 기재한 경우이다.
 
 

18. 입체성이 부족하다.

 
보고서는 글로만 표현하면, 단조롭다.
 
보고서에는 중요한 부분에 통계자료,
도표, 그래프, 신문기사, 사진, 동영상 등
입체성을 부각할 필요가 있다.
 
어떤 보고서는 오로지 글로 시작해서
글로 끝나는 경우가 있다.
 
한 마디로 이런 보고서는
맛과 멋이 없는 보고서이다.
 
품격이 떨어지는 보고서이다.
 
 

19. 보고서의 작성 원칙을 지키지 않는다.

 
칭찬받는 보고서와
꾸중 듣는 보고서를 구분하고,
보고서의 작성 원칙
(간결성, 명확성, 정확성, 예술성 등)을
숙지하여 작성하면 많은 도움이 될 것이다.
 
작성 예시와 함께 학습하여
명품 보고서, 품격 있는 보고서 작성에
도전해 보라.
 
:
:
예전에 한 주식투자 관련 TV프로에서
개미투자자로 시작하여 큰 성공을 거둔
투자 전문가가 나와 자신의 투자 노하우를
여과 없이 공개한 적이 있었다.
 
당시, 듣고 있던 아나운서가
이런 비법을 공개해도 되느냐고 물으니
그는 너무도 여유롭게 이렇게 말하는 것이다.
 
"많은 프로그램에서 이 비법을 소개했지만,
아무도 따라 하는 사람이 없더라.
그래서 괜찮다"
 
비법이고 정석이라고 아무리 가르쳐도
정작 따라 하지 않고 스스로 노력하지 않으면
그저 흰 것은 종이요 검은 것은 글일 뿐...
 
소림사에서 내려오는 비급을 갖고 있다 한들
수련하지 않으면
고수가 될 수 없는 것과 마찬가지.^^
 
물론, 적용하는 것이 쉽지만은 않다.
 
하지만, 한 가지 확실한 것은
적어도 나는
이 글로 인해 많은 도움을 받았다는 것이다.